Procédure:Enregistrer un Don

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Les caissiers doivent être adhérents PP, membre de l'AFPP, avoir remis copie de pièce d'identité et de justificatif de domicile, être accepté par le Bureau National et l'AFPP et avoir signé la charte de confidentialité avant de pouvoir commencer à prendre des adhésions ou des dons.


Validation

Utiliser le dernier modèle de bulletin d'adhésion ou formulaire de don.

Le caissier doit tout d'abord valider l'adhésion ou le don et vérifier qu'il a bien tous les éléments nécessaires. Pour l'aider il a à sa disposition le questionnaire suivant : https://cap.partipirate.org/pubarch/_statuts_et_ri/verif_dossier-v1.07.ods.pdf

Sur la dernière ligne, il y a noté « Envoyer une copie du dossier complet à QQ », il faut comprendre « Envoyer une copie du dossier complet à l'actuel trésorier de l'AFPP »


Agrafez les pièces justificatives (copie pièce d'identité etc) ensemble avec le bulletin ou formulaire Numérotez les bulletins et formulaires.

Attention, si vous vérifiez l'identité: c'est sur cette vérification que s'appuient la validité des votes et de la responsabilité civile et pénale si et lorsque cet adhérent prend une responsabilité au PP (chargé d'adhésion, directeur de publication...). Lorsque vous vérifiez l'identité, vous devez vérifier nom, prénom. Si l'adhérent spécifie majeur/mineur ou date de naissance, il faut vérifier que la date est conforme à ce que dit la pièce d'identité.

Don/Adhésion en espèce

Si vous prenez une adhésion ou un don en espèce, vous devez remettre un reçu en échange ( https://cap.partipirate.org/pubarch/_statuts_et_ri/recu_de_versement_espece-v1.3.ods.pdf )

Transmission des données adhérents au secrétaire, pour les adhésions uniquement (pas les dons)

La transmission doit se faire à l'aide du fichier de caisse dernier modèle. Ce fichier type est disponible sur le serveur de l'AFPP (pour y avoir accès ou obtenir une copie du fichier merci de vous adresser à la secrétaire de l'AFPP).

Il est important que les caissiers conservent le format source du fichier de caisse et ne modifient pas les colonnes car l'importation des fichiers de caisse est automatisée du côté du secrétaire. Ne mettez dans ce fichier que les adhésion nouvellement prises et validées que vous avez mis en banque (ou prêt à le faire). Ne mettez pas les adhésions par chèque ni virement si vous les avez envoyé au tréso-AFPP. N'y mettez pas les dons non plus.

L'idéal serait que ces fichiers soient déposés sur le serveur de l'AFPP de manière chiffrée (puis prévenir secré-PP par mail) mais en attendant une solution définitive et commune à tous, nous vous invitons à transmettre votre clef PGP au secrétaire de l'AFPP et d'envoyer les mails de manière chiffrée (si vous avez des difficultés avec les clefs PGP, merci de contacter la secrétaire de l'AFPP qui pourra vous donner des astuces).

Explications sur les champs:

  • La colonne "Note vérification ID" est un champ libre où le caissier justifie de la vérification. Par exemple, quel type de pièce, n° de la pièce, nom du fichier scan, remarques....
  • Date adhésion Y: date d'adhésion cette année = pour un caissier AFPP: date à laquelle le caissier a reçu le dossier complet
  • Utilisez la colonnes "notes de gestion" pour les rq et commentaires, pas la colonne "correspondance" qui est réservée au message de l'adhérent.
  • Les champs booléens O/N doivent être remplis de préférence avec 0 (zéro, pour non) ou 1 (un, pour oui).
  • Dans le champ "section locale", il ne faut pas mettre n'importe quoi. Ne mettre que le nom de la région, ou son code, ou un raccourci

Voici la liste des codes https://www.partipirate.org/stats/liste_des_regions.csv.txt Voici la liste des raccourcis https://www.partipirate.org/stats/raccourcis_regions.csv.txt

(le script sait se débarrasser des blancs et des accents au besoin)

Transmission des fonds

Il faut mettre en banque séparément dons et adhésions


Chèques : Pour les chèques, le caissier doit les envoyer (aux frais de la section) à la trésorière de l'AFPP par courrier avec les bulletins et formulaires, après avoir noté le détail des adhésions transférées.

Éventuellement, avec l'accord du trésorier AFPP, le caissier peut déposer les chèques en banque aussi (il les endosse avec une signature et un coup de tampon fabriqué aux frais de la section) après en avoir fait une copie.

Espèces : Le caissier doit les déposer sur le compte de l'AFPP (dans n'importe quel Crédit Mutuel). Il peut pour cela se faire établir une carte de dépôt aux frais de la section. Il doit surtout ensuite en aviser le trésorier de l'AFPP. Pour le dépôt des fonds, il vous faudra le RIB de l'AFPP ainsi qu'un tampon pour compléter le bordereau de la banque.

  • Numérotez le bordereau
  • Marquer sur le bordereau de la banque que vous aurez obtenu au moment de la remise des espèces le détails des bulletins concernés (nom et numéro du bulletin que vous avez attribué en 1, les montant, et la somme qui doit correspondre au montant du bordereau).
  • Marquer sur le formulaire d'adhésion le numéro du bordereau.
  • Agraphez ensemble la liasse bulletin (bulletin et pièces justificatives) et le bordereau

Ainsi cela facilitera les recherches à la trésorière (possibilité de croiser les données).

Transmission des données au trésorier de l'AFPP

Avant de transmettre les éléments il vous faudra :

  • Inscrire le numéro de bordereau sur le fichier de caisse
  • Transmettre le fichier de caisse à la trésorière de l'AFPP par voie chiffrée.
  • Scannez les documents papier, imprimez les documents numériques
  • Tenez les scans et les documents papiers en ordre, à disposition du trésorier de l'AFPP
  • Respectez les délais de traitement
  • Tenez une comptabilité à jour de vos prises d'adhésion et entrées/sortie d'argent

Fin d'année

Dès que l'année civile est terminée, rassemblez correctement les liasses, joignez un tirage de votre fichier de caisse que vous datez-signez, puis envoyez le tout au trésorier de l'AFPP en courrier recommandé (aux frais de la section) dès qu'il vous en donne le feu vert.

Vous pouvez conserver copie papier ou numérique, mais pas au delà de ... (Avis du CIL nécessaire)

Cette procédure est perfectible. Faites remonter vos suggestions au secrétaire AFPP.

Politique de conservation des données

SVP prendre en compte cette décision du Bureau National (CAP de transition faisant fonction de Bureau National).

http://wiki.partipirate.org/wiki/CAP:Compte-rendu_de_la_r%C3%A9union_du_CAP_du_22_octobre_2012#Dur.C3.A9e_de_r.C3.A9tention_des_donn.C3.A9es_sur_les_fichiers_d.27adh.C3.A9rents


Procédure pour devenir caissier

  1. Vote de la section
  2. Vote de l'AFPP
  3. Vote du Bureau National
  4. Transmission de justificatifs: Carte d'identité, justif de domicile, adresse, tel, clef PGP
  5. Caissier junior / Senior

Les nouveaux caissiers peuvent être nommés caissiers junior le temps qu'ils se forment. Ils seront durant cette période assistés d'un caissier senior.